Können wir leicht wieder kündigen?

Mindestlaufzeit 3 Monate, danach Verlängerung um jeweils 12 Monate, Kündigungsfrist 30 Tage vor Ablauf. Wir geben Konfiguration und Daten in offener Form zurück.

Ella Healthcare · KI-Telefonassistent für Apotheken, Praxen, MVZ und Kliniken

Für Ihre Branche

Was Ella für Sie
übernimmt.

Beispielgespräch

So kann Ella klingen.

Ein typischer Anruf in der Apotheke, und wie er im Dashboard landet.

9:41

Apotheke am Markt

Verbunden

00:17

Stumm Tastatur Lautsprecher Hinzufügen FaceTime Kontakte

ella Actions Live

Rezept-Vorbestellung In Bearbeitung

Anliegen wird erfasst

Telefonnummer: +49 151* **** **78

Medikament: Cabergolin

notes: Abholung, Name notiert

Vorbestellung an Team

Frau B**** Gerade eben

Medikamentenbestellung Offen

Metformin 850 · Herr H****

Rückrufwunsch Offen

Verträglichkeit zweier Medikamente · Frau M****

So landet jedes Gespräch strukturiert im Dashboard.

^*Im Beispiel nimmt Ella das Anliegen auf und informiert den Anrufenden, dass das Team zeitnah zurückruft. Mit einer Anbindung an ein Kalendersystem kann Ella Termine eigenständig vereinbaren. Mit einer Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem kann sie Produkte reservieren. Mit einer Schnittstelle zu Ihrem Verwaltungssystem kann Ella Daten aus dem Telefonat in Ihren Datenbanken erfassen.

So funktioniert's

Vom Anruf
ins Dashboard.

Startklar in wenigen Tagen

Sie legen selbst fest, was Ihre telefonische Assistenz tun und sagen darf. Dann richten Sie in Ihrer Telefonanlage die Weiterleitung an Ihre Ella-Rufnummer ein. Und schon kann's losgehen. Kein teures IT-Projekt, kein Wechsel der Systeme.

Ella nimmt ab und antwortet

In über 20 Sprachen, rund um die Uhr. Aus Ihrer einmaligen Erstkonfiguration und ggf. angebundenen Systemen erledigt Ella in aller Regel rund 60 % aller Anfragen vollständig und direkt.

Alles landet im Dashboard

Jedes Anliegen wird strukturiert erfasst, einschließlich Kontaktdaten. Im Dashboard filtern Sie beliebig, was gerade bearbeitet werden kann.

Ihr Team arbeitet im eigenen Tempo ab

Ihr Team entscheidet selbst, was wann dran ist: komplexe Anliegen, wenn Zeit dafür ist, dringende mal eben in einer kleinen Pause.

Mitarbeiterin sieht zufrieden am Ella Dashboard, dass alle Anliegen sortiert sind — Ihr Team behält jederzeit den Überblick: jedes Anliegen strukturiert und prägnant an einem Ort, bereit zur Bearbeitung.

Stimmen aus der Praxis

Das sagen
unsere Kunden.

Pharmacie du Cerf Über die Zusammenarbeit mit Ella

Wichtige Veränderungen in nächster Zeit

Drei Umbrüche.
Eine Antwort.

Der Gesundheitssektor verändert sich in nächster Zeit gravierend. Was kommt? Und wie Sie mit Ella eine gute Antwort darauf haben.

EU AI Act ab August 2026

Neue verbindliche Anforderungen an KI-Systeme treten in Kraft.

Ella ist auf den EU AI Act vorbereitet: EU-Hosting, transparente Datenflüsse, nachvollziehbare Protokolle.

Hausarztreform / GVSG

Wegfall der Honorarbudgets, ePA- und eMP-Pflicht zur Abrechnung. Mehr verunsicherte Patienten, mehr Fragen am Telefon.

Ella nimmt die Anrufe ab. Ihr Team gewinnt Kapazität für die zusätzlichen Patienten.

Apothekenreform

Prozentmarge sinkt auf 2 %, Differenz fließt ins Fixum (ab 1. Januar 2027).

Technologie wird der Schlüssel zur Kosteneffizienz. Ella rechnet sich schon ab dem ersten Monat.

100 % EU-gehostet · DSGVO-konform · zertifiziert & unabhängig geprüft · unabhängige Risikobewertung: NIEDRIG

Pakete

Drei Pakete.
Transparent kalkuliert.

Dieselben Preise für Apotheken, Praxen, MVZ und Kliniken, fair nach Ihrer Nutzung kalkuliert.

Starter

Kleines Paket

140 € pro Monat, zzgl. MwSt.

375 inkludierte Minuten
≈ 6,25 Stunden pro Monat
Effektiv 0,37 €/Min.

Für kleine Apotheken, Einzelpraxen und MVZ mit überschaubarem Anrufaufkommen.

Starter anfragen

Mittleres Paket

225 € pro Monat, zzgl. MwSt.

800 inkludierte Minuten
≈ 13,3 Stunden pro Monat
Effektiv 0,28 €/Min.

Unsere meistgewählte Konfiguration. Reicht für die meisten einzelnen Apotheken, Praxen und MVZ.

Klassik anfragen

Professional

Großes Paket

385 € pro Monat, zzgl. MwSt.

1.600 inkludierte Minuten
≈ 26,7 Stunden pro Monat
Effektiv 0,24 €/Min.

Für stark frequentierte Apotheken, Praxen und MVZ: Stadtlagen, Notdienst-affine Standorte, hohe Anrufdichte.

Professional anfragen

Implementierung 89 € einmalig · Mindestlaufzeit 3 Monate, anschließend 12 Monate, automatisch verlängernd, Kündigungsfrist 30 Tage vor Ablauf · Die Einrichtung Ihrer Telefonanlage übernehmen Sie. Gern prüfen wir mit Ihnen Schnittstellen zu Ihrer Praxis- oder Kliniksoftware bzw. zur Warenwirtschaft.

Mehrere Standorte? Eine Apothekenkette? Ein Ärzteverbund?
Wir schnüren ein Paket, das passt.

Wer mehrere Standorte hat oder größere Strukturen verwaltet, braucht etwas Maßgeschneidertes. Wir bilden Verbundstrukturen ab, kalkulieren transparent nach Standorten, Teams und Minutenvolumina. Viele Standorte, ein Vertrag: kriegen wir hin!

Individuelles Paket anfragen

Rechner

Was passt zu Ihnen?
Rechnen Sie selbst.

Drei Schieber bewegen, sehen, was Ella in Ihrer Apotheke, Praxis oder Ihrem MVZ übernehmen würde, und welches Paket passt.

Ihre Eingaben

Tipp: Werte direkt anklicken und Ihre eigenen Zahlen eintragen.

Anrufe pro Tag:

Ø Gesprächsdauer in Min.:

Stundenlohn Fachkraft (brutto in €):

Ihr Ergebnis

Was kostet das aktuell?

660 € pro Monat

Bei 15 Anrufen pro Tag à 4 Minuten und einem Stundenlohn der Fachkraft am Telefon von 30 € binden Sie im Monat rund 660 €, nur fürs Telefonieren.

Welches Ella-Paket passt?

Professional · 385 € pro Monat

Ihre geschätzten 1.320 Minuten pro Monat liegen im Professional-Paket (801–1.600 Min/Mo).

Was sparen Sie mit Ella?

275 € pro Monat

Das sind 275 € weniger im Monat, und vermutlich weniger Stress.

Angebot einholen

* Indikative Werte. Annahme: 22 Arbeitstage pro Monat. Der genaue Bedarf wird im persönlichen, unverbindlichen Gespräch geklärt.

Anbindung

An Ihre bestehenden
Systeme.

Ella passt sich an Ihre IT an, nicht umgekehrt. Sie entscheiden, wie tief integriert wird.

Standalone

Telefonweiterleitung in Ihrer Anlage. Dokumentation aller Anrufe in einem Web-Dashboard. Keine weiteren Schnittstellen.

Live in weniger als zwei Wochen.

Anbindung mit Lese-Berechtigung

Ella kann über definierte Schnittstellen jederzeit lesend auf z. B. Kalender oder Warenwirtschaftsdaten zugreifen. Viele Anliegen lassen sich so zur vollen Zufriedenheit erledigen. Ella hat keine Schreibrechte.

2–4 Wochen.

Vollintegration

Ella kann durch eine Schnittstelle voll auf weitere IT-Systeme zugreifen, zum Beispiel direkte Terminvergabe, Reservierung von Produkten, Einträge in digitale Akten.

4–8 Wochen.

Sie möchten eine tiefergehende Anbindung als Standalone? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern.

Häufige Fragen

Jede Frage
verdient eine Antwort aus der richtigen Perspektive.

Vier Perspektiven, vier Sammlungen aus oft gestellten Fragen und den dazu passenden Antworten.

Was kostet das wirklich, und welche versteckten Kosten gibt es?

Drei Festpakete: Starter 140 €, Klassik 225 € und Professional 385 € pro Monat (zzgl. MwSt.). Einmalig 89 € Implementierungsgebühr. Mindestlaufzeit 3 Monate, anschließend 12 Monate, automatisch verlängernd, Kündigungsfrist 30 Tage vor Ablauf. Anbindung an Ihre Telefonanlage oder Praxis-/Apothekensoftware ist je nach Komplexität in den Paketen enthalten oder wird transparent als Einmalleistung kalkuliert. Das klären wir vor Vertragsabschluss, ohne Überraschungen.

Wer haftet, wenn die KI eine falsche Auskunft gibt?

Wir bauen unsere Systeme so, dass sie eher zugeben, etwas nicht zu wissen, als zu erfinden. Wenn eine Frage zu wichtig oder zu spezifisch wird, eskaliert das System an einen Menschen in Ihrem Haus. Das ist keine Vorsicht aus Sorge, sondern unser Konstruktionsprinzip. Das Oberlandesgericht Hamm hat im Mai 2026 klargestellt: Wer einen KI-Service einsetzt, ist für dessen Aussagen verantwortlich. Wir nehmen diese Verantwortung ernst, vertraglich abgesichert und vor allem technisch in der Bauweise verankert.

Wie lange dauert die Implementierung und wie viel Aufwand bedeutet das für uns?

In der Regel zwei bis vier Wochen vom Vertragsschluss bis Live-Gang. Aufwand auf Ihrer Seite: ein Termin mit Ihrer Telefonanlage (technische Klärung), ein bis zwei Sessions mit dem Team (Anliegen-Listen, Eskalationsregeln, Tonalität) und ein kurzer Testlauf. Wir machen den Großteil. Sie geben den Rahmen.

Was passiert mit unseren Mitarbeitenden? Sparen wir Stellen ein?

Ehrliche Antwort: Die meisten unserer Kunden sparen keine Stellen ein. Sie schaffen Luft. Das Telefon ist in Apotheken, Praxen und MVZ einer der größten Stressfaktoren, und gleichzeitig der Ort, an dem sich Fehler am ehesten einschleichen. Wenn das Telefon ruhiger wird, hat Ihr Team mehr Kapazität für das, was es eigentlich kann: Menschen vor Ort betreuen. Wer trotzdem optimieren will, kann das. Aber wir verkaufen keine Personalreduktion.

Bekommen wir Auswertungen, was passiert bei uns am Telefon?

Ja. Sie sehen monatlich, auf Wunsch auch in Echtzeit: Anzahl Anrufe, Eskalationsquote, häufige Themen, durchschnittliche Gesprächsdauer, Anteil erfolgreich abgewickelter Anliegen. Das ist nicht zur Überwachung des Teams gedacht, sondern zum Verstehen, wo Ihr Haus eigentlich Zeit verliert.

Was, wenn wir es nicht mögen, kommen wir leicht wieder raus?

Die Mindestlaufzeit beträgt 3 Monate, danach verlängert sich der Vertrag um jeweils 12 Monate, kündbar mit 30 Tagen Frist vor Ablauf. Wir geben Ihnen Ihre Konfiguration und Ihre Daten in einer offenen Form zurück. Wir wollen, dass Sie bleiben, weil Sie zufrieden sind, nicht wegen Wechselhürden.

Können wir mit mehreren Standorten oder als Verbund einsteigen?

Ja. Die drei Festpakete gelten für einzelne Apotheken, Praxen und MVZ. Wer mehrere Standorte verantwortet, eine Apothekenkette oder einen Ärzteverbund, bekommt ein individuelles Paket. Ein Vertrag, einheitliches Roll-out, zentrale Auswertung. Ansprechen über den Custom-CTA-Block oder direkt per Mail.

Wie passt das zu unseren bestehenden Systemen (Praxis-Software, Warenwirtschaft)?

Häufig direkt. Wir haben Standardanbindungen an die gängigen Praxis-Verwaltungssysteme und an Apotheken-Warenwirtschaft. Wo etwas Neues nötig ist, prüfen wir das im Vorgespräch und kalkulieren transparent. Sie kaufen keine Insellösung. Sie kaufen etwas, das sich in Ihre bestehende Welt einfügt.

Ändert sich mein Arbeitsalltag? Muss ich neue Software lernen?

Ja, aber weniger als Sie denken. Sie bekommen ein einfaches Dashboard, das zeigt, welche Anliegen Ella angenommen hat und welche an Sie weitergeleitet werden, sortiert nach Aufgabentyp. Sie wechseln nicht mehr zwischen verschiedensten Anrufen hin und her. Sie können zum Beispiel zehn Rezeptanfragen am Stück bearbeiten. Das ist eine Umgewöhnung, aber für die meisten ein Vorteil: weniger Kontextwechsel im Kopf.

Habe ich am Ende mehr Arbeit, weil jetzt nichts mehr verloren geht?

Ehrliche Antwort: gefühlt ja. Sichtbar mehr Aufgaben auf dem Tisch, weil nichts mehr im Anrufbeantworter versinkt oder vergessen wird. Realistisch betrachtet ist die Summe der Arbeit ungefähr gleich, aber sie wird sichtbarer und gebündelter. Die meisten merken nach drei Wochen: Sie sind weniger erschöpft, weil Sie nicht mehr ständig vom Telefon unterbrochen werden. Und Sie verlieren weniger Patienten und Kunden, was wiederum spätere Krisen vermeidet.

Werden wir überwacht? Hört jemand mit?

Nein. Das Dashboard zeigt aggregierte Zahlen (wie viele Anrufe, welche Themen häufig, durchschnittliche Bearbeitungszeit), keine Bewertung einzelner Personen. Einzelne Anruf-Mitschnitte werden nur für Qualitätssicherung und nur mit Ihrer Hauseinwilligung erstellt. Sie sind kein Bewertungsobjekt, Sie sind ein Werkzeugnutzer.

Was, wenn die KI etwas nicht weiß oder einen Fehler macht?

Ella ist explizit so gebaut, dass sie eher „das weiß ich nicht" sagt als zu raten. In dem Moment wird der Anruf an Ihr Team weitergeleitet, mit einer kurzen Zusammenfassung dessen, was bisher besprochen wurde. Sie steigen also nicht von null ein, sondern wissen sofort, worum es geht. Wenn die KI tatsächlich einmal etwas Falsches sagt: das wird im System dokumentiert, von uns ausgewertet und in der nächsten Iteration korrigiert. Wir haften für das, was unsere Systeme sagen.

Bedeutet das, ich werde irgendwann ersetzt?

Ehrlich? Unsere Erfahrung sagt: Nein. Was Sie vor Ort tun, Menschen ansehen, Sorgen erkennen, abwägen, Verantwortung tragen, das macht keine KI. Was Ella übernimmt, ist das, wofür Sie überqualifiziert sind: Routinetelefonate, Wiederholfragen, Terminkoordination. Die Demografie spricht eher dagegen, dass Stellen gestrichen werden: Es fehlen 1,2 Millionen Fachkräfte in der EU. Sie werden gebraucht, nur an einer anderen Stelle als am Telefon.

Kann ich Ella abschalten, wenn ich selbst rangehen will?

Ja. Es gibt Modi: „Ella nimmt nur ab, wenn ich nicht erreichbar bin", „Ella nimmt alles ab und ich bekomme die Zusammenfassungen", „Spitzenzeiten, Ella springt nur ein, wenn es voll wird". Das stellt Ihr Haus selbst ein und ändert sich täglich, wenn nötig.

Wer bringt mir bei, wie ich mit dem System arbeite?

Wir. Die Implementierung erfolgt online (oder jemand kommt vorbei, wenn gewünscht) und nimmt sich Zeit für Ihr Team. Das ist keine Schulung im Frontalstil, sondern ein Sitzen-und-Schauen: Sie zeigen uns Ihren Alltag, wir zeigen Ihnen, wie das System sich einfügt. Dann gibt es ein paar Tage Begleitung und eine Telefonnummer für Rückfragen. Niemand wird ins kalte Wasser geworfen.

Spreche ich gerade mit einem Menschen oder einer Maschine?

Mit einer Stimme, die in der Apotheke oder im MVZ am Telefon mitarbeitet, wir nennen sie Ella. Sie ist keine Person. Sie kann viele Anliegen direkt erledigen, und für alles, was nicht eindeutig ist, gibt sie an einen Menschen weiter. Sie können Ella auch jederzeit selbst nach einem Menschen fragen, sagen Sie einfach „ich möchte mit einem Menschen sprechen", und Sie werden verbunden.

Erreiche ich noch mein gewohntes Team in der Apotheke oder im MVZ?

Selbstverständlich. Ella ist nur die Stimme am Telefon, die ans Werk geht, wenn keiner abnehmen kann, weil die Schlange am Tresen lang ist, weil das Team gerade an Patienten vor Ort arbeitet, weil außerhalb der Öffnungszeiten dennoch jemand anruft. Der Apotheker, die PTA, das ärztliche und das pflegerische Team, die bleiben Ihre Ansprechpartner. Ella entlastet sie, damit sie für Sie Zeit haben.

Was passiert mit den Daten, die ich am Telefon erzähle?

Ihre Angaben werden DSGVO-konform verarbeitet, ausschließlich für den Zweck Ihres Anliegens. Was Sie erzählen, bleibt zwischen Ihnen, Ella und Ihrer Apotheke oder Praxis. Wir bei Ella Media nutzen die Inhalte Ihrer Anrufe nicht für andere Zwecke. Technische Details zu Verarbeitung und Datenfluss finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Werden meine Anrufe aufgezeichnet?

Nur, wenn Ihre Apotheke oder Ihr MVZ das eingerichtet hat und Sie zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen werden. Im Standardfall werden nur die Inhalte des Gesprächs in einer kurzen Notiz festgehalten (zum Beispiel „Frau Schmidt fragt nach ihrem Rezept für Medikament X"), keine Stimmaufzeichnung.

Was, wenn ich eine dringende Frage habe, komme ich dann zu einem Menschen durch?

Ja. Bei medizinischen Notfällen verweist Ella sofort an die 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117. Bei dringenden, aber nicht akuten Anliegen, Rezept für morgen, dringender Termin, leitet sie das Gespräch direkt an einen Menschen weiter. Sie hängt niemals einfach auf, weil Sie aufgeregt sind.

Was, wenn ich mit Ella nicht klarkomme oder mich nicht wohlfühle?

Sagen Sie es. Ein Satz wie „ich möchte mit jemandem sprechen" reicht. Wir nehmen Ihre Skepsis ernst und glauben nicht, dass jeder Mensch automatisch gerne mit einer KI telefoniert. Manche schon, manche nicht. Beides ist in Ordnung.

Versteht Ella auch ältere Menschen, Menschen mit Akzent, Menschen mit Sprachstörungen?

Wir haben das System genau dafür gebaut, auf einer breiten Stimmen-Bandbreite trainiert. Ältere Stimmen, dialektale Färbungen, das langsamere Sprechen vieler älterer Menschen: das ist Standard, nicht Sonderfall. Bei sehr deutlichen Sprachstörungen oder ungewöhnlichen Akzenten erkennt Ella, dass sie nicht sicher versteht, und übergibt früher an einen Menschen. Wir wollen, dass niemand zurückgelassen wird, der bisher Telefonate konnte.

Wo läuft das System und wo werden Daten verarbeitet?

Ella verarbeitet Daten DSGVO-konform. Audio-Verarbeitung erfolgt über EU-Auftragsverarbeiter mit entsprechenden Verträgen. Die eingesetzten KI-Komponenten sind dokumentiert und werden für den medizinischen und pharmazeutischen Kontext kuratiert. Für konkrete Architektur-Details (Modell-Anbieter, Datenfluss, Region) liefern wir auf Anfrage eine technische Übersicht im Vorgespräch.

Welche Schnittstellen gibt es zu unserer Praxis- oder Apothekensoftware?

Standardanbindungen an die gängigen Praxis-Verwaltungssysteme (Termine, Patient-Stammdaten, Medikamentenpläne) und an Apotheken-Warenwirtschaft (Verfügbarkeit, Rezeptkennungen). Schnittstellen können je nach Anbieter API-basiert, über HL7/FHIR oder über strukturierte Exportformate erfolgen. Bei spezifischen oder älteren Systemen prüfen wir individuell und kalkulieren das transparent.

Wie sind Audit-Trails strukturiert? DSGVO-konform?

Jeder System-Zugriff und jede Anfrage wird mit Zeitstempel, Anfrage-Art und Ergebnis protokolliert. Das Log ist für Ihre Datenschutzbeauftragten einsehbar. DSGVO-konform und auf Anforderung auch unter Berücksichtigung von §203 StGB (Schweigepflicht) konfiguriert. Auf Wunsch zeigen wir Ihnen vor Vertragsschluss die Audit-Log-Spezifikation.

Wie sind Sie bezüglich des EU AI Act aufgestellt?

Unsere Systeme fallen je nach Konfiguration in die Klassen „limited risk" (Standardfälle) bis „high risk" (wenn medizinische Entscheidungen vorbereitet werden). Wir betreiben unsere Modelle nachvollziehbar dokumentiert, mit Human-in-the-Loop-Eskalation und Konformitätserklärung. Bei kritischeren Anwendungen erfolgt eine separate Risk-Assessment-Dokumentation vor Go-Live.

Was passiert bei einem Internet-Ausfall?

Bei kurzen Verbindungs-Unterbrechungen werden Anrufe nach unserer Fallback-Regelung weitergeleitet (z. B. an Ihren Anrufbeantworter oder eine Rufumleitung an Ihr Team). Im Vorgespräch klären wir Ihre individuelle Fallback-Konfiguration. Bei Stromausfall greift Ihre normale Telefon-Notfallregelung.

Wie sind die Modelle aufgebaut, was läuft technisch unter der Haube?

Domänenadaptierte Sprachmodelle (LLMs), die für den medizinischen und pharmazeutischen Kontext kuratiert sind, kombiniert mit Retrieval-Augmented Generation (RAG) gegen Ihren Hauswissens-Stand (Wirkstoffe, Indikationen, Hausregeln). Vor jeder Antwort wird abgeglichen, ob das Modell ausreichend Konfidenz hat, andernfalls erfolgt Eskalation. Eingesetzte Komponenten dokumentieren wir transparent im Vorgespräch.

Wie sieht die Update-Strategie aus? Müssen wir uns um Sicherheits-Patches kümmern?

Nein. Wir betreuen Ihr Setup remote, spielen Sicherheits-Updates und Modell-Verbesserungen automatisch ein (mit Benachrichtigung) und übernehmen das Patch-Management vollständig. Sie können jederzeit Updates pausieren oder zurückrollen lassen. Für CISO-Anforderungen liefern wir auf Anfrage eine vollständige SBOM (Software Bill of Materials).

Damit Ihr Team da ist,
wo es am meisten gebraucht wird.

Was Ella für Sie
übernimmt.

Rund um die Uhr, in über 20 Sprachen

Was dringend ist, wird durchgestellt

Jedes Anliegen sauber abgelegt

Rund um die Uhr, in über 20 Sprachen

Was dringend ist, wird durchgestellt

Termine und Rezepte sauber dokumentiert

Rund um die Uhr, in über 20 Sprachen

Was dringend ist, wird durchgestellt

Jedes Anliegen sauber abgelegt

So kann Ella klingen.